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讓你工作更有效率的『蕃茄時間管理法』

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编者按:著名的番茄工作法,25分钟凝聚你的注意力,再休息5分钟,接着继续工作,让你在张弛有度中完成看似不可能的任务。

如果你經常讀一些關於提高工作效率或時間管理類的文章,一定聽說過蕃茄時間管理法(Pomodoro Technique),這是一種極好的幫助你集中注意力、獲得更高工作效率的方法。

基本上,它的實行方法是這樣的:

  1. 確定你想要做什麼(例如:翻譯一篇外文)。
  2. 設定一個25分鐘的定時器。
  3. 工作,直到定時器時間到:這就是一個“蕃茄鐘”。
  4. 休息5分鐘,繼續下一個蕃茄鐘
  5. 每4個番茄鐘做一次長時間的休息。

有很多像Tomato Timer這樣的應用程式都是為這種時間管理方法設計的。大多數人都會對其做一些細微調整來適應自己:例如,你可以選擇每兩個番茄鐘,而不是四個,做一次長時間的休息,這特別是你剛開始使用這種方法時。

為什麼這種方法會有效

你是否曾計劃要在辦公桌前坐兩個小時來寫篇部落格,結果卻發現自己一會兒整理桌面、一會兒看看臉書,不斷的被一些有趣連結分心,或就在那兒浪費時間?

按時間段工作能幫助你保持工作狀態

當有分心的事情出現——例如『我需要發一個email』或『我想看看臉書上有沒有人回覆我』——你可以這樣告訴自己:這個番茄鐘完成之後再做這些事情。

如果你在寫部落格,將寫放在一個蕃茄鐘內、修改放在另一個蕃茄鐘,你會發現這個方法十分的有效,如果一個蕃茄鐘寫不完,在加一個蕃茄鐘,看看你能完成多少。

蕃茄時間管理方法的名稱由來

如果你是第一次聽說『蕃茄時間管理法(Pomodoro Technique)』,你會奇怪它為什麼叫這個名稱。Pomodoro就是意大利語裡的“蕃茄”。Francesco Cirillo——蕃茄時間管理法的發明人——使用的就是一個形狀像蕃茄的定時鐘。

關於蕃茄時間管理法的用法有很多,主要都是用它來防止干擾的:如果你試過這種方法,並發現它真的能提供你的工作效率,那就也做一些研究、豐富它、延展它。

挑戰

今天就嘗試一下蕃茄時間管理法或下一次你寫不落格時,看看你能做到何種程度,歡迎在下面的評論裡告訴大家你的經驗。(在這篇裡也有提到過蕃茄時間管理方法『談遠距離辦公的個人效率』

[英文原文:The Pomodoro Technique: How a Tomato Could Make You MUCH More Productive ]

英文原文:http://www.dailyblogtips.com/the-pomodoro-technique/ 

本文:http://www.inside.com.tw/2013/11/03/the-pomodoro-technique

本文轉載自『外刊 IT 評論網』http://www.aqee.net/pomodoro-technique/

进入文中提及的在线计时器,即tomato-timer

经典的十大人力資源理论

无论多么优秀的人才都只能从最简单的事情做起。如果把职场精英比作一把钢刀,那么职场就像一块“磨刀石”,无论你有多么愚钝或是锋利,都很难逃脱被它狠狠打磨的命运。蘑菇管理、奥卡姆剃刀定律、零和游戏原理、木桶定律,传说中的这十大经典理论如同职场圣经一样,读懂这些理论并应用到职场中,你就能高效率地走过“蘑菇期”,运用“剃刀”化繁为简,放弃“不值得”的职位,清除“污水”,早日脱胎换骨,受益无穷。

1、彼得原理
每个组织都是由各种不同的职位、等级或阶层的排列所组成,每个人都隶属于其中的某个等级。彼得原理是美国学者劳伦斯·彼得发现:在各种组织中,雇员总是趋向于晋升到其不称职的地位。彼得原理有时也被称为向上爬的原理。

一旦相当部分人员被推到其不称职的级别,就会造成组织的人浮于事,效率低下。因此,这就要求改变单纯的根据贡献决定晋升的企业员工晋升机制。将一名职工晋升到一个无法很好发挥才能的岗位,不仅不是对本人的奖励,反而使其无法很好发挥才能,也给企业带来损失。

2、酒与污水定律
是指把一匙酒倒进一桶污水,得到的是一桶污水;如果把一匙污水倒进一桶酒,得到的还是一桶污水。

在任何组织里,几乎都存在几个难弄的人物,他们存在的目的似乎就是为了把事情搞糟。破坏者能力非凡的另一个重要原因在于,破坏总比建设容易。一个能工巧匠花费时日精心制作的陶瓷器,一头驴子一秒钟就能毁坏掉。

如果一个组织里有这样的一头驴子,即使拥有再多的能工巧匠,也不会有多少像样的工作成果。如果你的组织里有这样的一头驴子,你应该马上把它清除掉,如果你无力这样做,就应该把它拴起来。

3、水桶定律
水桶定律是讲一只水桶能装多少水,这完全取决于它最短的那块木板。

任何一个组织,可能面临的一个共同问题,即构成组织的各个部分往往是优劣不齐的,而劣势部分往往决定整个组织的水平。

强弱只是相对而言的,无法消除,问题在于你容忍这种弱点到什么程度,如果严重到成为阻碍工作的瓶颈,你就不得不有所动作。

4、马太效应
《新约·马太福音》中有这样一个故事:一个国王远行前,交给3个仆人每人一锭银子,要他们去做生意。第一个仆人赚了10锭,国王奖励他10座城邑。第二个仆人赚了5锭,国王奖励他 5座城邑。第三个仆人没有去做生意,国王命令将第三个仆人的1锭银子赏给第一个仆人。凡是多的,还要给他,叫他多多益善,这就是马太效应,反应当今社会中存在的一个普遍现象,即赢家通吃。

马太效应告诉我们,要想在某一个领域保持优势,就必须在此领域迅速做大。当你成为某个领域的领头羊时,即便投资回报率相同,你也能更轻易地获得比弱小的同行更大的收益。而若没有实力迅速在某个领域做大,就要不停地寻找新的发展领域,才能保证获得较好的回报。

5、零和游戏原理
一项游戏中,游戏者有输有赢,一方所赢正是另一方所输,游戏的总成绩永远为零。胜利者的光荣后面往往隐藏着失败者的辛酸和苦涩。

零和游戏观念正逐渐被双赢观念所取代。人们开始认识到利已不一定要建立在损人的基础上。

在合作中不要小聪明,不要总想占别人的小便宜,要遵守游戏规则,否则双赢的局面就不可能出现,最终吃亏的还是合作者自己。

6、华盛顿合作规律
华盛顿合作规律说的是一个人敷衍了事,两个人互相推诿,三个人则永无成事之日。类似于我们三个和尚的故事。

目前的大多数管理制度和行为都是致力于减少人力的无谓消耗,而非利用组织提高人的效能。换言之,不妨说管理的主要目的不是让每个人做得更好,而是避免内耗过多。

7、手表定理
手表定理是指一个人有一只表时,可以知道现在是几点钟,当他同时拥有两只表时,却无法确定。

对同一个人或同一个组织的管理,不能同时采用两种不同的方法,不能同时设置两个不同的目标,甚至每一个人不能由两个人同时指挥,否则将使这个企业或这个人无所适从。

8、不值得定律
不值得定律最直观的表述是:不值得做的的事情,就不值得做好。

对个人来说,应在多种可供选择的奋斗目标及价值观中挑选一种,然后为之奋斗。选择你所爱的,爱你所选择的,才可能激发我们的斗志,也可以心安理得。

9、蘑菇管理
蘑菇管理是许多组织对待初出茅庐者的一种管理方法,初学者被置于阴暗的角落(不受重视的部门,或打杂跑腿的工作),浇上一头大粪(无端的批评、指责、代人受过),任其自生自灭(得不到必要的指导和提携)。

所以,如何高效率地走过生命的这一段,从中尽可能汲取经验,成熟起来,并树立良好的值得信赖的个人形象,是每个刚入社会的年轻人必须面对的课题。

10、奥卡姆剃刀定律
12世纪,英国奥卡姆的威廉主张唯名论,只承认确实存在的东西,认为那些空洞无物的普遍性概念都是无用的累赘,应当被无情地剃除。

这个定律要求,我们在处理事情时,要把握事情的主要实质,把握主流,解决最根本的问题,尤其要顺应自然,不要把事情人为地复杂化,这样才能把事情处理好。

他发明的笔记记录法,50 年后才被全世界用起来

沃尔特·鲍克(Walter Pauk)是一名大学教授,出过一百多本书,其中一本是在大约 60 年前(20 世纪 50 年代)出版的《如何在大学中学习》(How to Study in College),在这本书中他介绍了一种非常适合听课、听演讲和阅读的笔记记录法,并设计出一套基于该记录法的 6R 学习法

然而这个方法在大约 10 年前才被全世界广泛接受和使用,并被冠以了他所在大学的名字——康奈尔笔记记录法。

康奈尔笔记替代了以前一般的笔记方式,它创建了一种不断记录、回顾的螺旋上升式记录方法,让你自然地不断总结、发散所学聂荣,并最终内化为自己的知识。

下面咱们详细说说:

康奈尔笔记,如上图所示分为三部分:

左侧:索引区(Cue)
右侧:笔记区(Notes)
底部:总结区(Summary)

沃尔特·鲍克设计的与之配套的 6R 学习法 (Record, Reduce, Recite, Reflect, Review and Recapitulate) 是指:

1、记录(Record)

在听课或阅读过程中,在右侧「笔记区」尽量多记有意义的论据、概念等讲课内容;

注意:尽量不要使用过长的句子,多使用符号和缩写来代替那些冗长的专业词汇。

2、简化(Reduce)

下课或阅读告一段落时,尽快将「笔记区」的内容,简化为结论、概念写在左侧「线索区」;

3、背诵(Recite)

遮住右侧「笔记区」,只看左侧「线索区」,尽量完满地回忆、叙述所记录的课程、演讲或阅读的内容。

4、思考(Reflect)

将自己的听课随感、意见、经验体会之类的内容,与讲课内容区分开,写在卡片或笔记本的某一单独部分,并随时归档。

注意:此部分可添加与任意相关的材料,这时用印象笔记的好处就突显出来,因为可以添加任何形式的书摘、网页、图片、语音和视频。

5、复习(Review)

每周都要回顾、复习:主要看「线索区」,适当看「内容区」。

6、总结(Recapitulate)

用一两句话总结你这页记录的内容,并写进「总结区」,这个工作可以延后一点儿做,起到促进你思考消化的作用,另外也是笔记内容的极度浓缩和升华。

一句话用法总结:先右侧记录,再左侧简化,然后添加相关内容,最终进行整页总结。

长按下方二维码,再点「存入印象笔记」,收藏「康奈尔笔记」模板:

如果你更喜欢用纸和笔记录,那么也可以保存此模版后,点击其中的 PDF 模板下载链接,打印并使用你的「康奈尔笔记」。

还是喜欢纸上写字的感觉?

在一次印象笔记在上海 Apple Store 的用户活动中,当我们把「康奈尔笔记」模板分享给一位用户时,他由衷的说:

这个东西,会让我的效率提高不止一倍。

同时:

一项发表于 2007 年的研究报告指出,在威奇托州立大学的课堂上,使用「康奈尔笔记」会使学生在综合和吸收知识方面做得更好,而另一种「要点记录法」则在回忆基础知识方面作用更突出。

参考文献:Jacobs, Keil. A Comparison of Two Note Taking Methods in a Secondary English ClassroomProceedings: 4th Annual Symposium: Graduate Research and Scholarly Projects [79] Conference proceedings held at the Eugene Hughes Metropolitan Complex, Wichita State University, April 25, 2008. Symposium Chair: David M. Eichhorn

本文選自:我的印象筆記 公眾號

如何一周工作80-100小时还能拥有自己的生活?

1
把你爱的人排日程/存起来
Calendarize/Memorize your love

对于这些工作时间超长、真的很忙的人来说,千万不要认为情感对你不重要。

你要把你爱的人排进日程,是真的“排日程”。

把自己的时间也当做与上班开会一样重要,你就会被迫找到工作与生活的平衡。

打给你妈妈的时间,和男朋友吃午餐的时间,和朋友喝咖啡的时间都需要提前安排。否则永无止境的会议和项目会填满你的日程,你将和那些你爱的人、在意的人渐行渐远。

如果你们之间隔的距离太远甚至还有时差困扰实在无法相见,那还可以使用印象笔记 Evernote,在同一个群聊小组里每天更新自己那端的新鲜事,让彼此即使忙碌却仍能同步生活。时不时在琐事中穿插一段情书也是惊喜满满~

如果你真的迫不得已有段时间无法联络她们,那请尽早通知并真诚地道歉。而不要把你的忙碌当作你坏脾气或和他们疏离的借口。

别把他人对你的爱当做理所应当,即使是亲人,即使是家人。

2
优先考虑你的健康
Prioritize your fitness

我们读过太多英年早逝的故事。无论何时,提醒自己:身体是第一重要的事情,不论再忙,你都需要照顾好它。

养成健康的工作习惯至关重要。按时上床睡觉、充足的睡眠、早晨起来吃一顿丰盛的早餐、喝足够多的水、做适度的可以让你保持精神的运动。即使要加班,也按时吃顿晚餐。

3
别沉迷于咖啡因
Caffeine is not friend

很多过度工作的人喜欢喝咖啡提神。所以这个建议听起来可能违反常理,但是这是我给同龄人甚至老板的最好的建议。当你能正常集中注意力时,别喝太多咖啡、可乐或者红牛。如果你已经上瘾,请试着有意识地减少摄入量。

只有这样做,当你真的累了,这些提神饮品才会变得非常有效,比如需要持续工作24小时。我现在不喝含咖啡因的饮料。我喝果汁,如果晚上需要熬夜时我会喝点绿茶。

4
找到你爱的人
Find your love

或许很多人认为,每周工作那么长时间我不需要爱情了。

但实际上,找一个人,你愿意和他一起度过有限的私人时间,陪伴、欢笑。人和人之间的某种勾连,永远是工作不可能给你的,但也是你永远需要的。

Find someone you like to spend your limited time with and laugh together.

5
更聪明地工作
Be more effective

每个人都需要努力地工作,同样,每个人都需要聪明地工作。

别忘了80/20效率法则——做那些可以让你达成目标80%但只需要花费你20%的事情,尽多地去完成任务但花费最少的时间。

还有,多和你的老板和团队沟通。如果你花了一整周时间的东西并不是你的团队或者老板真正需要的,那么感觉会很糟糕。

沟通沟通再沟通,因为你没有那么多时间浪费。

6
暂时的切断与宁静
Have some quiet time

很多成功人士早晨的第一件事是——冥想。简单地盘腿,以一个舒适的姿势坐在床上,专注于呼吸,摒除杂念。我通常用手机定时15分钟。

有时在工作进行中你也需要这么个15分钟,切断他人的干扰、切断与工作的联系,甚至切断手机电源,好好地喘口气,完全放空地一个人走一走。

7
假期给自己充个电
Recharge yourself

当你申请休假时,千万别觉得惭愧!好像他人都在忙碌时你没有在工作是件值得内疚的事,但并非如此。你需要假期!

去不同时区或和你工作环境不一样的地方看看。海滩、山脉、沙漠,甚或是大城市的水族馆,不论什么。

我喜欢假期去爬山。我爬了很多山,这既减轻了压力,又十分有趣、有挑战性。最棒的是,当我站在山巅时,那一览众山小的感觉实在太棒了!

8
明智地选择
Choose wisely

实际上,工作80到100个小时一周并不是每个人一定的选择。

有的人可能认为将生活的绝大部分时间奉献给工作没什么,但很多人会认为不应该这样——例如说,很多父母想多花时间陪孩子,平日可以送孩子去上学,周末带他们去动物园。

一切的一切,你需要的首先是一个明智的选择。无论你做出什么样的选择,你都是对的。

想一想:你的目标到底是什么,每周工作100小时是否可以帮你达成它。

如果你每周工作80-100个小时,做的竟是自己不喜欢的事情,那种感觉简直如同阿鼻地狱。

事实上,除了工作的时长(quantity),你更该关注的是工作的质量(quality)。

本文轉自:Linkedin(Linkedin-China)

One Word Vol.1

 

欲做精金美玉的人品,定从烈火中煅来;
思立掀天揭地的事功,须向薄冰上履过。

要的是我没有那么多时间来找文章,你也没那么多时间来阅读,那我以后只发一句话,记得每天来读,另外,不一定在哪个时间发,so…

当作是每天的惊喜吧~

P.S. 这是2015年的最后一篇,但接着是2016年了,会不会无限感慨,去年的这个时候你在做什么,而现在完全没有改变,或者,只是一点点改变,那,愿每天的一句话会给你些启迪与激励。^_^