OK,如果前面两天的文章你有看下来的话,你也许应该有些感觉了,其实核心主要还是集中精力做真正重要的事情。
你可以用“四象限”法则来为一天的事情分类,那些重要而不紧急的事情是应该多花时间来做的,这些事情通常涉及到你的长期发展的,而不是集中精力解决琐事。这部分时间应该占到你总时间的65%-80%,接着,重要而且紧急的事情当然要做,占到20%-25%,不重要而紧急的事情当然需要完成,15%的时间给它,最后剩下的就自然是不重要而不紧急的了。
80/20法则,就是重点做工作量为20%,但是重要性却占到80%的事情,就是这样。
现在来介绍ABC控制法。
每个人每天都在工作,但所做工作项目的重要程度不同,所以,完成这些工作所取得的效果和影响当然也不同。
何谓“ABC控制法”
“ABC控制法”是根据事物在工作中的重要和紧迫程序,按照最重要、重要和不重要三种情况,分成A、B、C三类,有区别地管理实践的一种分析方法。
一个工作日
A——最重要的
C——次重要的
B——较重要的
据说,查尔斯•史瓦在担任美国伯利恒钢铁公司总裁期间,曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战:“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事,我将支付给您任意的顾问费。”
数星期后,史瓦寄了一张面额25000美元的支票给李爱菲,并附言她确实为他上了十分珍贵的一课,伯利恒公司后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者,据说李爱菲的那句真言可能是原因之一。
其实,李爱菲给查尔斯•史瓦的建议采用的就是ABC控制法的基本思想。
“ABC法”具体说明:
A(最重要的工作):这类事情为“必须做的事”,是关键事务,比如:约见重要客户,重要的限期临近,能带来领先优势甚至成功的机会等等。
B(较重要的工作):指“应该做的事”,是具有中等价值的事务。这类事务较重要,但相对A类而言,不是十分重要。
C(次重要的工作):指“可以去做的事”,相对前两类事情,是价值最低的一类事情。这类事情可以靠后,或安排在精力不是很旺盛的时候进行,如果的确无暇顾及,可授权或委托他人代办、甚至忽略。
通过上面的说明,具体到工作中,我们先要对所有事务按其重要性进行分类,对A类工作,毫无疑问要进行重点管理;对B类工作,要进行重点管理,对C类工作要一般管理。这样做的好处就是在有限的时间里处理好最重要的工作。
这样做尽管像是在猜测和估计,当你把这些工作项目进行比较归类后,就可以更清楚地认识每一项工作的重要性与重点所在,减少工作的盲目性。这样不仅会高效使用好有限的时间,也会使工作变得轻松。
工作分类与时间安排
成功人士对每天的工作做这样的划分:
类型
A类
B类
C类
ABC分类,要求把每天的工作列成一个表,依表上所列项目,排定优先顺序。
精力变化与时间安排
时间:精力曲线
从一天的时间来说,在上午9:00——13:00应做A类事项,13:00——15:00应做C类事情,15:00——17:00应做B类事项。
每个人制定的工作日程会因工作性质、工作状况和个性不同而有所不同。总的来说,应遵守以下原则:
•以重要的、关键的工作项目为中心,制定一天工作日程。
•以当天必须要做而且必须做完的工作为中心,制定一天工作日程。
•使工作日程与自己的身体状况、能量的曲线相适应。在精力充沛时从事那些赋予创造性、最有挑战性的工作。
按照脑力劳动者工作变化的规律,用最佳时间做最重要的事情,那么,究竟什么时间你的用脑效果最佳?这在很大程度上取决于你用脑的特点和习惯。
医学家和生理学家对很多人进行了大量的观察和研究,根据其生理活动周期性变化的特点和规律,把人类分为“百灵鸟”型,“猫头鹰”型和“混合型”。“百灵鸟”型的人黎明即起,情绪高涨,这些人喜欢在早晨5—8点进行最复杂的创造性劳动,如俄罗斯文豪托尔斯泰、英国小说家司格特都习惯于早晨写作。“猫头鹰型”的人恰恰相反,他们是每到夜晚脑细胞便进入兴奋状态,精神饱满,毫无倦意,这这些人乐意在晚上工作,尤其是晚上8点至深夜,因为,夜间环境安静,没有过多的刺激,减少了大脑皮层与之无关的兴奋点,因而注意力高度集中。如鲁迅先生、法国作家福楼拜都喜欢在夜间挥笔著文。第三种是“混合型”。这类人全天用脑效率差不多,而相对而言在上午8—10点和下午3—5点左右效率较高。就整个人群来说,混合型的人还是占绝大多数。
使自己的工作习惯与自己的生物钟保持一致,根据自己的“生物钟”合理安排工作,那么,你就可以用较少的时间、较高的效率做好更多的工作,取得较大的效果,你的精神集中得会更持久,不会那么快就感到累,失误也不会那么多,一切将变得轻松容易、手到擒来。
新青年54编辑
----
这个微信通过分享一些时间管理,实用性文章的分享,帮助你自我提升。
新青年54,欢迎关注。如果觉得好,欢迎分享~